Office 365 Planner: Endlich haben wir einen Plan!

Am 06. Juni hat Microsoft die generelle Verfügbarkeit eines neuen Diensten in ihrer Clout- Lösung Office 365 bekanntgeben: den Office 365 Planner.

Today marks the general availability of Microsoft Planner. Over the next several weeks, Planner will roll out to all eligible Office 365 customers worldwide. This includes Office 365 Enterprise E1–E5, Business Essentials, Premium and Education subscription plans.

… ist es da zu lesen in diesem Artikel: https://blogs.office.com/2016/06/06/microsoft-planner-ready-for-showtime/

Den Planner kann man über den App Launcher von Office 365 zugreifen oder -wenn mans eilig hat- auch direkt über die URL „tasks.office.com“.

Für jeden, der den Office 365 Planner bisher nicht kennt: Viele behaupten, er sei wie Trello, nur halt eben von Microsoft in Office 365 integriert.

planner Board

Ich möchte mich jetzt auch gar nicht zu tief in Funktionen und technischen Details verlieren. In Planner legt man für jedes Team oder jede Gruppe ein sogenanntes „Board“ an, auf dem man ab dann Aufgaben in verschiedenen Spalten („Buckets“, die man selbst definiert) rumschupsen und bunte Zettelchen anheften kann. Dazu gibt’s dann eine Mitgliederverwaltung für die Boards und Emailbenachrichtigungen, sollte man eine Aufgabe zugewiesen bekommen. Außerdem darf man sich über bunte Auswertungen freuen.

planner diagramm.PNG

Das funktioniert super in einer modernen Oberfläche und macht definitiv Lust drauf, seine Aufgaben zur Abwechslung mal zu sortieren. Zumal einem das „Planner-Hub“ eine Übersicht aller favorisierten Boards gibt und man so auch als Mitglied in mehreren Teams oder Projekten den Überblick gut behalten kann.

Als Lösung für „Projektmanagement“ – wie der Planner in vielen Artikeln momentan betitelt wird – ist der Planner dann vielleicht über Wert verkauft, gehört doch zum Projektmanagement durchaus noch ein wenig mehr wie das verteilen von einzelnen Aufgaben. Auch für den Einsatz als z.B. Kanban Board fehlt dem Planner ähnlich wie für das Projektmanagement eine wichtige Eigenschaft: Die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen. Zusätzliche Metadaten oder Stati der Aufgaben lassen sich im Moment nicht konfigurieren und auch die Auswertung nicht anpassen.

Dennoch: der Office 365 Planner macht genau das, was von ihm erwartet wird und schließt eine wichtige Lücke bei den Office 365 Groups. Denn in diese integriert er sich nahtlos; legt man ein neues Board an, gibt es direkt eine Office 365 Group mit allem drum und dran -Notizbuch, Newsfeed, Dokumentenablage etc- dazu. Der Planner macht die Groups nun endgültig zu einer umfangreichen Lösung für die Projekt- und Teamarbeit- und das nicht nur für kleine- und mittelständische Unternehmen mit schlanken Prozessen. Die Komplexität des Projektmanagements und die Anforderungen an eine professionelle Zusammenarbeitslösung steigen ja nicht mit der Mitarbeiterzahl eines Unternehmens, sondern mit der Größe und Dauer eines Projektes. Gerade Konzerne erreichen mit den Office 365 Groups + Planner einen nie dagewesene Geschwindigkeit bei der Bereitstellung von Arbeitsräumen durch Self Service der Mitarbeiter und gleichzeitig fallenden Betriebskosten. Möchte man nun in seiner Microsoft- Umgebung auch Aufgaben verwalten, muss man nicht zwangsläufig auf zu groß dimensionierte SharePoint- Seiten mehr zurückgreifen, die von der IT betreut werden und für die man erstmal eine Schulung benötigt- nein, man nimmt einfach eine Office 365 Group, die so ist wie sie ist. Das spart Zeit und Aufwand und macht unterm Strich den Office 365 Planner zu einem der wichtigsten Bausteine in Office 365.

 

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