Office 365 Collaboration Chaos – Yammer vs. SharePoint vs. Office 365 Groups

Je mehr Collaboration Features Office 365 erhält, desto mehr breitet sich auch Verwunderung und Unverständnis aus. In meinem Arbeitsalltag wird mir immer häufiger verwirrt die Frage gestellt, welchen der immer zahlreicheren Office 365 Dienste man denn nun für seine Zusammen- und Projektarbeit verwenden soll. Das ist verständlich, nimmt doch die Anzahl der Möglichkeiten in kürzester Vergangenheit immer mehr zu. Früher waren die Rollen im Microsoft Produktportfolio noch klar verteilt – willste Zusammenarbeit, machste SharePoint.

Aber dann wurde Yammer dem Portfolio ergänzend einverleibt und – Überraschung – bis heute nicht, wie von vielen erwartet, von SharePoint assimiliert. Eine Konkurrenz war das Social Network sowieso nie wirklich für SharePoint, denn seine Web Content Management und Document Management Funktionen sind natürlich nicht drauf ausgelegt, eine „richtige“ Portallösung zu sein. Nachdem die Assimilation so lange ausgeblieben ist hat man sich natürlich auch schnell gefragt, warum auch die Integration von SharePoint und Yammer bis heute eher spärlich ist. Ordentlich verlinkte Diskussionen über Dokumente im SharePoint oder eine Integration in die Enterprise Search sucht man bis heute vergeblich. Und die Möglichkeit, Dokumente in Yammer hochzuladen und sie damit an der straff organisierten Dokumentenablage in SharePoint – vollkommen ungemanaged und ohne Metadaten, fast illegal möchte man meinen – vorbei zu mogeln, ist eh ein Dorn im Auge der IT.

Und jetzt gibt’s auch noch die Office 365 Groups, die so manchen können was doch normalerweise von anderen Diensten übernommen wird. Dokumentenablage aus OneDrive mit Notizbüchern aus SharePoint, Gruppenpostfächern aus Exchange und einer Konversation wie in Yammer. Wie bitte soll man sich in diesem Chaos denn jetzt organisieren, wie seine Zusammenarbeit planen und was erzählt man seinen Benutzern im Training? Eine Frage der man sich stellen muss und deren Antwort Gott sei Dank nicht lautet, dass die Dienste nun mal redundant sind und man sich halt für den besten entscheiden muss. Das Gegenteil ist der Fall- die Dienste ergänzen sich und haben klare Anwendungsszenarien. Sie können also aufhören zu googlen, wie man Office Groups deaktiviert.

Warum Yammer?

Yammer setzt man immer ein, wenn man viel und schnelle Kommunikation erwartet. Und auch wenn das jetzt etwas überrascht – das ist nicht unbedingt im Projekt! In Projekten möchten man Strukturen, dort herrschen Regeln, Protokolle, Aufgaben, Tätigkeiten und Dokumente. Natürlich muss man da auch miteinander reden, aber dann vielleicht doch eher mit Skype for Business und geplanten Meetings in einer direkten Kommunikation, in der es immer um die Sache geht? Im Gegenteil dazu profitieren insbesondere Organisationseinheiten von einer nachhaltigen und offenen Kommunikationsplattform, denn hier sind Kommunikationsmöglichkeiten heute oft Schwachstelle und wird von den Benutzern daher oft gut angenommen. In einem Projekt arbeitet man eh oft gut zusammen und tauscht Informationen strukturiert aus – der Kommunikationsbedarf über eine Social Network ist einfach geringer.

Und wenn mal jemand ein Dokument in Yammer ablegt? Dann ist es halt so, in Exchange hat man die Anhänge bis heute ja auch nicht abgeschafft, wer weiß was da so alles rumliegt. Übrigens hat Yammer ganz gute Möglichkeiten, Inhalte zu exportieren und zu sichern…

Warum Office 365 Groups?

Der Bedarf an einfachen Arbeitsräumen ist hoch. Nehmen wir zum Beispiel mal eine PreSales- Phase oder Key Account Management eines Kunden. Da arbeiten ein paar Leute zusammen und generieren Informationen- Dokumente, Präsentationen, ein paar Notizen und eine Konversation. Die Strukturen sind dabei noch sehr überschaubar, der Benutzer möchte einen Arbeitsraum on Demand erstellen können und braucht auch keine speziellen Anpassungen am Arbeitsraum. Bisher hat man sich da oft mit OneDrive beholfen und die Dokumente von dort halt freigegeben. Aber zum einen sind da nur Dokumente und zum anderen „gehören“ die dem Benutzer, dem auch OneDrive gehört- irgendwie ist das ja auch nicht richtig. Wahrscheinlich ist dieser simple Bedarf in vielen Bereichen auch einer der Gründe, warum Office 365 Groups zum Beispiel auch nach CRM Online integriert wurden um Informationen zu einem Kunden- Objekt abzulegen.

Und da Office 365 Groups so standardisiert sind, ist auch der Aufwand an den Support/die IT so wunderbar gering. Da kann man als Gruppenbesitzer kaum was kaputt machen, die Dinger funktionieren halt einfach. Natürlich kann man auch für Office 365 Groups einen gesteuerten Provisioning Process definieren um den Wildwuchs zu vermeiden, dass kann man alles zentral konfigurieren. Aber seien wir mal ehrlich: Wenn man ordentliche SharePoint Projektseiten anbietet braucht man auch keine Angst zu haben, dass die Leute doch lieber eine Office 365 Group verwendet.

Warum SharePoint?

Ganz einfach – weil Office 365 Groups die Komplexität eines Projektes oft nicht abdecken können. Vorlagen, Berechtigungskonzepte, die über „Besitzer“ und „Mitglieder“ hinausgehen, Rights Management, Addins und Webparts, Timelines für Tasks, Unterwebseiten, eigene Bereiche für externe, Standart- Dokumente und Vorlagen… so könnte ich jetzt noch einige Zeit weiter aufzählen. Aber ich denke, man versteht auch so auf was es hinausläuft. Immer dann, wenn man ernsthaft in einem Projekt zusammenarbeitet, bietet SharePoint viele wichtige Mehrwerte. Und natürlich versucht sich die Projektorganisation nicht wirklich mit einer Office 365 Group, wenn Sie Projektseiten bekommen, die viel besser auf die Anforderungen passen. Und natürlich wird keiner eine Projektseite wirklich verwenden, wenn er was viel einfacheres braucht und die SharePoint Projektseite einfach viel zu komplex ist. Und natürlich kommt es halt einfach darauf an, die Bedürfnisse der Benutzer mit der Projektseite zu treffen.

 

Fazit

Die Koexistenz der vielen verschiedenen Services ist durchaus möglich und auch die Platzierung im Portfolio von Microsoft ist durchaus nachzuvollziehen. Vielleicht muss man sich einfach ein stückweit von dem Klischee lösen, dass alle Dokumente in SharePoint zu liegen haben und sich alle anderen Dienste sich dort super integrieren müssen, damit man sie sinnvoll verwenden kann. Ich denke, die Services sind für ihre Anwendungsszenarien optimal und absolut nicht redundant.

 

 

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