Zentrale Mitarbeiterkontakte ohne öffentliche Ordner in Office 365

Nicht jeder im Unternehmen soll sich seine Kontakte selbst anlegen müssen. Kontaktdaten von Mitarbeitern oder Lieferanten werden oft von einer zentralen Stelle bereitgestellt. Bisher waren öffentliche Ordner die richtige Funktion, um das zu tun- aber da die schon seit gefühlten Jahrzehnten von Microsoft abgekündigt sind, geniesen Sie nicht gerade den besten Ruf. Wer von den öffentlichen Ordnern weg möchte, hat in Exchange, Exchange Online, Office 365 eine ziemlich einfache und clevere Alternative. Mit einem Outlook- Client kann eine Kontaktliste einfach geteilt werden.

liste freigaben
Kontakte freigeben

 

Und welche Kontaktliste teilt man so mit dem ganzen Unternehmen? Klar, ein Gruppenpostfach, das zum Beispiel vom HR gepflegt wird. Die kann man ganz einfach im Admincenter von Exchange Online anlegen und Mitarbeiter daran berechtigen.

gruppenpostfach.PNG
Neues Gruppenpostfach im Exchange Online

 

So einfach kanns gehen. Die freigegebene Kontaktliste kann von den Benutzern auch einfach per Copy & Past in die eigenen Kontakte kopiert werden und stehen dann auch als lokale Kontakte auf dem Smartphone zur Verfügung, sofern sich das mit Outlook synchronisiert.

Ein Nachteil hat die Lösung freilich – man kann auf geteilte Kontaktlisten nicht per Outlook Web Access zugreifen. Aber das kann man in Kauf nehmen, wenn man dafür seine öffentlichen Ordner los wird.

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