Protonet SOUL – was steckt unter der Haube?

Protonet macht Cloud und Collaboration. Der Clou an der ganzen Sache ist die die eigene Hardware von Protonet, die eine Privat Cloud mit voller Datenhoheit und die einfach Einrichtung und Betrieb wie bei Software as a Service miteinander verbindet. Aber dazu habe ich ja schon in einem extra Artikel  (https://knauhow.de/2016/03/09/protonet-die-leichte-private-cloud/ ) geschrieben. Der Erfolg von Protonet hängt natürlich maßgeblich von SOUL ab – dem Betriebssystem auf den orangenen Boxen. Nach eigenem Bekunden ist das wunderbare SOUL eine Projektmanagement und Kommunikationsplattform und kann ganz schön was bieten:

  • Teamkommunikation
  • Dateiaustausch
  • Aufgaben
  • Kalender
  • Handyapps

Taugt das auch was? Die entscheidende Frage. Zielgruppe sind ja Selbstständige sowie kleine und mittelständige Unternehmen, also kleine aber verteilte Teams. Da ich den ganzen Tag mit Microsoft zu tun habe, fällt mir ein Vergleich mit deren Produkten am leichtesten. Am ehesten zu vergleichen ist SOUL mit den genannten Funktionalitäten und der Zielgruppe mit der Funktionalität Groups for Office 365 aus dem SaaS Angebot Microsoft Office 365. Natürlich ist Groups for Office 365 nur ein Teil der großen und mächtigen Office 365- Umgebung, aber wir wollen ja fair bleiben und nicht Äpfel und Birnen vergleichen.

Groups
Groups for Office 365 sind Bestandteil des Outlook Postfachs

Auf den ersten Blick sind in den Groups for Office 365 erstmal alle Teile enthalten bis auf eine Aufgabenliste für die Gruppe. Eine Aufgabenverwaltung auch für Gruppen befindet sich mit „Office 365 Planner“ im Aufbau und wir im Laufe des Jahres dazu kommen. Auf der anderen Seite sieht man auf den ersten Blick nicht, das hinter jeder Gruppe in Office 365 automatisch auch ein Email- Gruppenpostfach liegt.

SOUL

pro_grp_start
Die Detailseite einer Gruppe lässt sich durch sogenannte „Widgets“ individuell gestalten.

 

Öffnet man SOUL in seinem Browser, bewegt man sich ab dann in einer sexy Oberfläche. Zugegeben, ich bin da jetzt von Microsoft nicht sonderlich verwöhnt- fühlt sich aber gut an. SOUL organisiert sich auch in Gruppen. Ein Projekt – eine Gruppe, hier spielt sich die Zusammenarbeit wirklich ab und hier findet man auch alle Funktionalitäten. Möchte man SOUL nicht in einer eigenen Privat Cloud betreiben sondern als reiner Software as a Service von Protonet beziehen, bezahlt man seine monatlichen Mietkosten auch an der Anzahl der Gruppen.

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Übersicht über alle Gruppen in SOUL – hier kann man seine Favoriten suchen.

Seine Gruppen findet man schon mal schnell. Wer da mitspielen darf ist ganz einfach – man lädt Leute ein, die dann entweder Mitglied sind und Mitarbeiten oder Inhaber, die Gruppeneinstellungen anpassen können. Ist die Person noch kein Mitglied im Netzwerk und kann daher nicht ausgewählt werden, sendet man einfach eine Einladung per Email und schwubs, ist man drin. Das ist einfach.

Die Kommunikation ist clever strukturiert. Hier organisiert man sich in Chats, damit es in der Gruppe auch schön übersichtlich bleibt legt man dazu Themen an, über man die sich im Projekt so unterhalten möchte.

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Chats als strukturierte Kommunikation

Befindet man sich z.B. auf der Dokumentenablage einer Gruppe, hat die Stelle auch ihren eigenen Chat- man spricht dann halt über den Ordner und sieht im Verlauf auch, was ich alles so getan hat. Kommunizieren kann man im Chat also viel- schön wäre es, wenn es dazu dann pro Gruppe noch eine kumulierte Ansicht gäbe. Man kann übrigens auch persönliche Nachrichten senden, damit spart man sich Emails und kann auch direkt Dokumente verlinken, die schon abgelegt sind. Hier gibt es übrigens auch die Möglichkeit einen VoIP- Anruf mit Video durchzuführen. Hier hätte ich ja lediglich eine Skype- Integration oder ähnliches erwartet, aber Protonet ist konsequent und lässt uns auch hier nicht in die Finger der großen Anbieter geraten 😉

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Soweit ist der erste Eindruck schon sehr positiv. SOUL lässt Teams einfach und nachhaltig miteinander kommunizieren, ohne dabei zu den Versuch zu starten, ein komplettes Social Network wie Jive, JAM oder Yammer nachbauen zu wollen. Sowas kann der Newsfeed bei den Groups for Office 365 nicht… Die Kommunikation ist also durchaus positiv und so geht das bei den Funktionen Kalender und Aufgaben weiter. Diese Funktionalitäten tuen genau das was man von ihnen erwartet – wobei dem Kalender vielleicht eine Teilnehmer- Rückmeldung und Status gut getan hätte. Die Funktionalität des Notizbuchs ist noch recht übersichtlich. Da kann man halt was reinschreiben, also jeder in der Gruppe in die gleiche Notiz. Das ist natürlich besser wie vollgekritzelte Notizbücher in den Rucksäcken der Mitarbeiter, aber ein kleinwenig Komfort bei der Eingabe wäre sicher nicht verkehrt. OneNote ist das noch lange nicht.

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Notizen in SOUL sind einzelne Blätter, in die jeder reinschreiben kann.

 

Die Dokumentenverwaltung ist zweckmäßig. Also zur Ablage, nicht zur Zusammenarbeit. Man kann eine Ordnerstruktur aufbauen und seine Dokumente da rein schieben, so dass alle Gruppenmitglieder darauf zugriff haben. Außerdem kann man sich einen öffentlichen Link erstellen lassen und so auch einzelne Dokumente z.B. mit seiner Agentur oder anderen Partnern teilen, ohne diese direkt in die Gruppe einladen zu müssen. Erweiterte Funktionalitäten wie das sperren von Dokumenten, eine Versionierung oder wenigstens ein Hinweis, wer das Dokument wann zum letzten mal geändert hat sind nicht Verfügbar. An das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in einer Weboberfläche wie es bei Groups for Office 365 oder Google Docs möglich ist denke ich noch garnicht….

Fazit

SOUL überzeugt.  Weil es im alles macht, was man so von eine Software zur Zusammenarbeit erwartet und auch von anderen geboten wird. Mehr Bereiche werden auch nicht von Groups for Office 365 abgedeckt, insofern wird man auch in SOUL nichts vermissen. Die Bedienung ist sexy, schnell und intuitiv- das Arbeiten mit SOUL hat definitiv einen Spaß- Faktor. Protonet hat es mit SOUL geschafft, das Gesamtkonzept zu einem funktionierenden ganzen zu verbindet- insofern ist die private Cloud von Protonet eine echte Alternative für alle, die auf ihre Datenhoheit wert legen- den die vergleichbaren Angebote von Microsoft gibt es nicht onPremise.

Mein Office 365 würde ich dennoch nicht gegen die SaaS- Variante von SOUL eintauschen wollen. Dafür ist mir die Office Integration, das wesentlich bessere Dokumentenverwaltung und OneNote zu viel wert und zumindest meiner Meinung nach Funktionalitäten, die eine Zusammenarbeit wirklich wesentlich verbessern und bei SOUL noch nicht ausgereift sind. Microsoft kann hier halt mit seinen Kanonen auf die Spatzen schiessen…

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