Bin ich schon drin? – SharePoint offline – Connect to office

„Bin ich schon drin?“ – diese berühmte Frage aus der frühen Werbung eines Internetanbieters braucht sich im Jahr 2013 kaum ein Anwender von SharePoint und Office mehr zu stellen. Wo es früher wichtig war, möglichst einfach ins Internet zu kommen, kann es heute bei der Arbeit von Zuhause mit Dokumenten aus dem Unternehmen egal sein. Denn Dank der tollen Offline- Integration von Windows und Office nach SharePoint macht es kaum mehr einen Unterschied, ob man online oder offline ist. Dafür verantwortlich sind namentlich das Office Upload Center und SkyDrive Pro.

Das Office Upload Center

Sollte man beim Arbeiten mit Dokumenten nicht bemerken, dass man nicht mit einem Netzwerk verbunden ist, dann ist das Office Upload Center der Teil des Microsoft Office Paktes, dem man diese angenehme Erfahrung verdankt.

Das Office Upload Center in der Startleiste

Dank des Office Upload Centers kann man die zuletzt verwendeten Dokumente in Word oder den anderen Office- Programmen öffnen, ohne mit dem tatsächlichem Speicherort des Dokumentes verbunden zu sein. Office hält sich eine lokale Kopie vor, die dann als sogenannte „Offlinekopie“ verwendet wird.

Hinweis auf eine Offlinekopie

Diese Offlinekopie kann beliebig bearbeitet, verändert und gespeichert werden. Das Office Upload Center sorgt selbstständig dafür, dass die betreffenden Dateien synchronisiert werden, sobald man sich wieder im Netzwerk befindet und der Speicherort zugegriffen werden kann. Welche Dateien das sind, kann im geöffneten Office Upload Center eingesehen werden. Dazu muss man nur doppelt auf das Symbol in der Starleiste klicken. Hier findet auch die Fehlerbehandlung statt, sollte ein Dokument nicht richtig synchronisiert werden können oder es einen Konflikt bei der Synchronisation geben, zum Beispiel wenn das Dokument am Speicherort zwischenzeitlich auch geändert wurde.

Office Upload Center

SkyDrive Pro

Skydrive Pro kann beliebige Bibliotheken von SharePoint offline zur Verfügung stellen. Das Programm selbst ist Bestandteil des Microsoft Office 2013 Pakets, kann aber auch unabhängig davon heruntergeladen werden.
Skydrive Pro in der Startleiste
Ist Skydrive Pro installiert, sieht man die offline zur Verfügung stehenden Bibliotheken als Ordner innerhalb des Ordners „SharePoint“ im Explorer. Neue Dokumente können über den normalen Speicherdialog auf diesem Weg auch direkt in SharePoint abgelegt werden – das Zwischenspeichern und Hochladen über die Weboberfläche ist nicht mehr erforderlich. Freilich hat die Verwendung von Dokumenten über den Windows Explorer – also auch über Skydrive Pro – den Nachteil, das Metadaten aus SharePoint nicht als Spalteninformation angezeigt werden, sondern nur als Dokumenteneigenschaft im Dokument selbst.
Skydrive Pro Integration im Explorer
Eine Bibliothek kann in SharePoint 2013 durch Klick auf den Knopf „Sync“ offline in Skydrive Pro abgelegt werden. Aber auch Bibliotheken aus SharePoint 2010 können in Skydrive Pro synchronisiert werden. Es fehlt lediglich der passende Knopf in der Weboberfläche, über das Menü von Skydrive Pro kann man die Bibliotheken aber dennoch hinzufügen.
„Sync“ in SharePoint 2013

Fazit

Eine reibungslosere Integration von Offline- Funktionalität nach SharePoint gab es noch nie. Das Office Upload Center und Skydrive Pro lassen tatsächlich vergessen, ob man im Netzwerk ist oder nicht. Das funktioniert gut, solange man nur seine Dokumente bearbeiten will. Wer jedoch auch seine Metadaten, Listeninhalte oder eine anspruchsvollere Konfliktbehandlung sucht, wird sich dennoch nach einem Tool eines anderen Anbieters umschauen müssen.
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