Enterprise Content Mangement ( ECM ) und SharePoint – 1

Enterprise Content Management ( ECM ) in SharePoint

Enterprise Content Management ( ECM ) kann als Weiterentwicklung oder Transformation von Content Management oder Web Content Management verstanden werden. Die Definition ist nicht klar und die Abgrenzung zu den weiteren Disziplinen des Content Managements nicht scharf, aber ich finde, die folgende Definition von ECM trifft gut auf das gemeinte zu.

ECM  besteht aus Technologien, Werkzeugen und Methoden, um Inhalte ( Content ) unternehmensweit zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu schützen und zu verteilen.

Gerade weil die Definition so allgemein gehalten ist gefällt sie mir, da sie Spielraum zur Interpretation lässt und neue Technologien und „Buzzwords“ mit umfasst. Oftmals werden verschiedenste Techniken und Funktionen wie „Workflows“ oder „Records Management“ unter der Überschrift „Enterprise Content Management“ zusammengefasst und steht für Produktmerkmale von Softwaresystemen. SharePoint ist ein solches System, zu dessen Produktmerkmalen ECM gehört. Doch wie stark sind die Fähigkeiten von SharePoint im Gebiet ECM ausgeprägt? Um eine Antwort auf diese Frage geben zu können, nehmen wir die ECM Komponenten als Bewertunggrundlage.

Diese Komponenten sind Capture, Deliver, Preserve, Manage und Store.
Capture ist die Datenerfassung und somit der Beginn aller Informationserfassung und -bearbeitung. Die Komponente Deliver eines System „liefert“ die Daten dem Benutzer mit der Herausforderung, die relevanten Informationen schnell und genau darzustellen. Sind die Daten im System angekommen, werden Sie oft durch Genehmigungsprozess oder Autorenprozesse bearbeitet und verteilt, wozu die Komponente Manage dient. Preserve stellt die Informationen langfristig sicher, wohingegen die Komponente Store sich mit der Ablage der Informationen beschäftigt.
In diesem ersten Artikel über ECM in SharePoint möchte ich die Komponente Capture näher betrachten.

Capture in SharePoint

Die große Herausforderung der Komponente Capture sind Medienbrüche – egal, ob man für das „papierlose Büro“ den Posteingang digitalisieren oder Informationen von Fileshares, Intranets, Outlook Postfächern und der Cloud in einem System verwalten möchte. Das Vermeiden von Medienbrüchen bedeutet heute nicht nur Digitalisierung, sondern auch Verknüpfung von einzelnen Informationssystemen. Das Capturing soll Kosten sparen, indem eine manuelle Papierverarbeitung entfällt und Mitarbeiter effizienter durch Vermeidung von Medienbrüchen arbeiten können. Durch eine automatische Zuordnung von Metadaten und das Vermeiden von wiederholter Datenerfassung soll die Leistung gesteigert werden. Die Qualität der Information soll durch fehlerfreies Erfassen und inhaltliche Erschließung der Dokumente gesteigert werden.
SharePoint unterstützt die Qualität beim Erfassen von Daten optimal durch das Konzept der Inhaltstypen. Inhaltstypen beschreiben seit SharePoint in der Version 2007 eine Information in SharePoint bezüglich Ihrer Metadaten und Dokumentenvorlage. Aus einer Microsoft Word Vorlage für einen „Vertragsentwurf“ wird in SharePoint zum Beispiel eine Vorlage und zusätzlichen Metadaten wie „Wiedervorlagedatum“ oder „Vertragspartner“. Es werden jedoch nicht nur Office Vorlagen um Metadaten und weiteren Einstellungen wie „Workflows“ ergänzt, sondern auch Listeneinträge wie „Aufgaben“ und „Kontakte“ standardisiert. Die definierten Inhaltstypen werden in SharePoint nur an den dafür vorgesehen Speicherorten, also Dokumentenbibliotheken und Listen, zur Verfügung gestellt.
Die Erfassung neuer Daten geschieht in SharePoint auf zwei Wegen. Entweder wird ein Inhalt direkt in SharePoint neu erstellt oder ein bereits bestehender Inhalts wird von einem anderen System – meistens dem Filesystem oder Outlook – nach SharePoint übertragen. Die Leistung steigt bei Informationen, die in SharePoint abgelegt sind durch Mehrwert am Inhalt, der durch Funktionen wie der Versionierung oder der Inhaltsgenehmigung erzeugt wird und manuelle Pflege verringert. Durch die Integration nach Office ist das anlegen neuer Dokumente in SharePoint denkbar einfach. Aber auch die Integration von Inhalten, die nicht in SharePoint abgelegt sind, ist möglich. Die Suche ermöglicht das indizieren von Quellen außerhalb des SharePoint Systems. Durch Indizierung von Exchange, Filesystem, Webseiten und externen Inhaltstypen können auch Inhalte in SharePoint angeboten werden, die nicht im SharePoint System abgelegt sind. Mit dem Feature Business Connectivity Services ist es außerdem möglich, Inhalte fremder Systeme in SharePoint als Datensätze zu verwalten.
Dabei soll es dem Anwender natürlich so bequem wie möglich gemacht werden, Informationen in das System abzustellen.

Über die bisher dargestellten Funktionalitäten hinaus werden in jeder Produktversion von SharePoint und Office neue Features bereitgestellt, die den Benutzer dabei unterstützen Informationen zu erfassen. Zum Beispiel wird in der aktuellen Produktversion Microsoft SharePoint Server 2013 mit der neuen App „Site Mailboxes“ die Einbindungen von E- Mails nach SharePoint wesentlich verbessert.

SharePoint 2013 Site Mailbox

Durch „Site Mailboxes“ erhält eine Webseite in SharePoint automatisch ein eigenes Gruppenpostfach und der Anwender viel bequemer die Möglichkeit, E-Mails und Anhänge in SharePoint abzulegen. Durch die Integration von „SkyDrive Pro“ – der SharePoint MySite – in Windows 8 und dem Office Upload Center können die Anwender flexibler denn je Inhalte nach SharePoint unabhängig von ihrem Standort und ihrer Netzwerkverbindung ablegen. Auch wenn diese Beispiel zur E- Mail Integration und Offline- Funktionalität nur exemplarisch sind und sicher nicht alle neuen Möglichkeiten der aktuellen Produktversion von SharePoint genannt sind, zeigt die Erfahrung, dass es noch immer gerade bei den bereits genannten Medienbrüchen in SharePoint Schwachstellen gibt. Diese Schwachstellen werden durch Anbieter wie Knowledge Lake behoben.

Knowledge Lake Connect

Knowledge Lake unterstützt durch die Produkte Knowledge Lake Capture und Knowledge Lake Connect die Erfassung von Dokumenten in SharePoint über Systemgrenzen hinweg. Knowledge Lake Capture ist ein Client zum Scannen von Dokumenten, der die Dokumente direkt in SharePoint ablegt und verschiedene, komfortable Funktionen wie Autoindizierung, OCS, Stapelverarbeitung, Barcodes und Lasso- Funktionen bietet. Mit Knowledge Lake Connect steht dem Anwender ein Lösung zur Verfügung, die sich in seinen Office- Client integriert und das verschieben von Dokumenten nach SharePoint mit Verschlagwortung und Autoindizierung ermöglicht. Diese Lösung hat insbesondere seine Vorzüge on Outlook, wo das ablegen von MSG- Files und Anhängen wesentlich vereinfacht wird.
Beide Lösungen können die Qualität der Inhalte aus Outlook, dem Filesystem oder vom klassischem Papier noch wesentlich verbessern, da der Anwender so einfach wie möglich das Dokument nach SharePoint ablegen und vor allem verschlagworten kann.

Fazit

Durch die Integration von Office und dem Windows Client ist SharePoint seit allen Produktgenerationen im ECM insbesondere bei Capture sehr gut aufgestellt. Das trifft in der Regel vor allem auf die Inhalte zu, die direkt in SharePoint oder aus SharePoint heraus erstellt werden. In diesem Fall erfolgt die Verschlagwortung von Dokumenten direkt im Client, die Offline- Funktionalität ist durch das Office Upload Center oder die Skydrive Pro – Integration gegeben und selbst Daten aus Fremdsystemen stehen über Business Connectivity Services zur Verfügung.  Hat das Dokument seine Quelle allerdings in einem anderen „Medium“ – Outlook, Filesystem oder Papier – kann die Leistung und Qualität durch den Einsatz von Drittanbieter- Tool noch effizienter gestaltet werden.

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