Web Content Management – SharePoint als Redaktionssystem

Um Inhalte effizient und zielgerichtet erstellen zu können, werden Autoren durch Content Management – und Redaktionssysteme unterstützt. Autoren sind oftmals neben eigenen Redakteuren für Öffentlichkeitsarbeit in Unternehmen oft auch ausgewählte Personen aus dem Marketing, die sowohl Intranet- als Internetauftritte mit Information versorgen sollen. Die Anforderung an diese Informationen sind unabhängig von dem eingesetzten System in der Regel immer gleich.

Das eingesetzte Content Management System soll den Autor unterstützen, die Qualität, Aktualität und Form der bereitgestellten Informationen zu verbessern. Die Form einer Information ist die Darstellung als auch das Branding der Plattform entsprechend der Corporate Design Anforderungen des Unternehmens und wird durch den Einsatz von Vorlagen für Webinhalte umgesetzt. Die Aktualität der Informationen soll durch einen Lebenszyklus mit Wiedervorlagedatum und Zeitplänen zum Ablauf der Gültigkeit verbessert werden, so dass keine veralteten Inhalte auf der Plattform stehen. Die Qualität der Information meint den tatsächlich transportierten Inhalt und soll durch Veröffentlichungs- und Genehmigungsprozesse und die dadurch entstehenden Überprüfungen gehoben werden.
SharePoint erfüllt diese Anforderungen an ein als Redaktionssystem eingesetztes Web Content Management optimal. Die Form kann neben einem kompletten Branding auch durch  Designvorlagen und Webtemplates, sogenannte Page Layouts, sichergestellt werden. Neben der Position von Texten und Bildern kann auch die Art und Anzahl der Metadaten einer Page für die Verschlagwortung angepaßt werden oder der Einsatz von Webparts für Ansprechpartner oder ähnliches vorgeschrieben. Wie in diesem Artikel beschrieben, kann dem Autor dabei auch die Designvorlage für zum Beispiel Überschriften vorgegeben werden. Für die Aktualität zu überwachen und entsprechende Aktionen einzuleiten bietet SharePoint mit dem Feature „Informationsverwaltungsrichtlinien“ eine Lösung an. Nach Ablauf einer Frist, zum Beispiel drei Monate nach der letzten Änderung an einem Artikel, kann von einem Administrator eine Aktion ausgeführt werden. Neben dem entfernen des Artikels kann auch ein Workflow gestartet werden, der dann einen komplexeren Prozess darstellen kann während dessen verschiedene Aufgaben an Benutzer gestellt werden, die wiederum vom System überwacht werden und bei Bedarf eskalieren. Einen Veröffentlichungs- und Genehmigungsprozess für Inhalte zur Steigerung und Prüfung der Qualität bringt SharePoint von Haus aus mit. Allerdings kann auch dieser Prozess durch einen komplexeren Workflow abgelöst werden.
Setzt man die verschiedenen Möglichkeiten von SharePoint, namentlich der Veröffentlichungsinfrastruktur, Informationsverwaltungsrichtlinien und Workflows in der richtigen Kombination ein, ist SharePoint ein ideales Web Content Management System und kann die meisten Anforderungen der Autoren an ein Redaktionssystem mehr als erfüllen. Insbesondere komplexe Workflows sind hier ein Vorteil von SharePoint.

Good Luck,

Andreas

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