How SharePoint 2013 Profile ans Social Features improve Collaboration an Document Management

Frisch zurück von der Microsoft SharePoint Conference 2012 in Las Vegas ( ein Review dazu findet Ihr hier ) gibt es natürlich viele Eindrücke und Neuerungen der SharePoint 2013 Plattform, über die zu berichten es sich lohnt. Für mich eine der besten Neuerungen ist, wie das Benutzerprofil, die Social Features und die Suche verbunden wurden, um Collaboration und Document Management zu verbessern.
Bisher Stand man bei dem Design einer Collaboration und Document Management Lösung auf Basis von SharePoint immer vor einem Kompromiss, den man abwägen musste. Zum einem möchte man dem Anwender ein einheitliches Cockpit an die Hand geben, in dem er seine relevanten Dokumente und relevanten Aufgaben finden kann, ohne dass er sich durch Seitenverzeichnisse klicken oder die richtigen Suchanfragen ausführen muss. Der Gedanke an ein großes Dokumentenarchiv und eine einheitliche Aufgabenliste widerspricht allerdings mit benötigten Skalierbarkeit auf einzelne Webseiten, die das Berechtigungskonzept oder der Projektmanager bisher gefordert haben. Also wurde entweder ein Kompromiss gefunden oder ein Cockpit in Form von Eigenentwicklung umgesetzt. In SharePoint 2013 werden die einzelnen Features zu einer nennenswerten Lösung „Out of the Box“ zusammengefügt und erfüllen verschiedene Anforderungen, die im Collaboration- und Document Management Umfeld immer wieder gestellt werden.

Dokumentenverwaltung über Bibliotheksgrenzen hinweg wird durch die Social Features „Share“ und „Follow“ verbessert. Oftmals möchte der Anwender sich aus den verschiedenen Dokumentenablagen die für Ihn wichtigsten Dokumente als Favorit markieren oder mit anderen teilen.

Alle Dokumente, denen man folgt, werden an einer zentralen Stelle im Profil angezeigt und können so schnell wiedergefunden und zugegriffen werden. Diese Dokumente findet man übrigens in der „Skydrive“ genannten Dokumentenablage, die jedem Benutzer zur Verfügung steht.

Wie man sieht, bekommt der Anwender unter „Suggested documents to follow“ Vorschläge für weitere interessante Dokumente. Dieses Feature kann durch die erfolgreiche Integration der FAST Search in die SharePoint Plattform bereit gestellt werden.

Neben dieser zentralen Ansicht auf alle für den Anwender relevanten Dokumente und den Vorschlägen wurde auch eine zentrale Aufgabenliste eingeführt.

Diese Aufgabenliste steht jedem Anwender auf seinem Profil zur Verfügung und stellt übersichtlich alle Aufgaben aus SharePoint dar, egal aus welcher Seite die Aufgaben stammen. Die Liste wird seitenübergreifend erstellt und gibt so dem Anwender die beste Möglichkeit, sich einen Überblick über alle ToDo`s zu verschaffen.

Damit der Anwender die Aufgaben an gewohnter Stelle findet und auch offline zur Verfügung hat, kann die gesamte Aufgabenliste aus dem Profil nach Exchange 2013 und somit nach Outlook synchronisiert werden. Hier ist ebenfalls die Ansicht aller Aufgaben möglich oder getrennt nach der SharePoint- Seite, von der die Aufgabe stammt.

Auch wenn diese Neuerungen auf den ersten Blick simpel erscheinen, sollte man ihren Nutzen nicht unterschätzen. Schon immer wurden genau diese Feature von Anwendern für die SharePoint Plattform gewünscht und entsprechend viel wird die Effizient steigen, mit der man Collaboration und Document Management Lösungen auf Basis von SharePoint 2013 umsetzen kann.

Beste Grüße,

Andreas

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