SharePoint – Rollen und Berechtigungen (3)

In der Artikelreihe „SharePoint – Rollen und Berechtigungen“ wird auf die Konzeption von Berechtigungensvergabe und planen der benötigten Rollen für den SharePoint Betrieb eingegangen. Die Erfahrung zeigt, dass diese Konzeption an die Technologie „SharePoint“ angepasst werden muss und zur Einführung eines SharePoint Systems nicht vernachlässigt werden darf. Bereits zwei Artikel sind zu diesem Thema erschienen, zum einem ein Artikel über Rollen ( SharePoint – Rollen und Berechtigungen (1) ) und ein Artikel über Authentifizierung ( SharePoint – Rollen und Berechtigungen (2) ). Insgesamt umfasst das Thema drei Artikel:

  1. Rollen,
  2. Authentifizierung,
  3. Autorisierung.

Dieser Artikel über Autorisierung ist somit der letzte Artikel der thematischen Behandlung von Rollen und Berechtigungen in SharePoint und der letzte Artikel vor einem Fazit.

3. Autorisierung

 Die vorangegangen Artikel über Rollen und Authentifizierung bilden die Grundlage für das Thema der Autorisierung in SharePoint.
Die Autorisierung bezeichnet die Zuweisung und die Überprüfung von Zugriffsrechten in SharePoint. Grundlage für die Autorisierung ist eine erfolgreiche Authentifizierung. Nur wenn der Benutzer dem System bekannt ist kann es die zugewiesenen Zugriffsrechte des Benutzers überprüfen. Zugriffsrechte können in SharePoint rechte granular über die einzelnen Hierarchiestufen der Elemente vergeben werden. Die folgende Abbildung stellt eine solche Hierarchie – oder auch Seitenstruktur – mit den entsprechenden Elementen dar.



Zugriffsrechte können auf jeder Ebene dieser Seitenstruktur vergeben. Wichtig dabei zu wissen ist, dass sich die Zugriffsrechte in dieser Seitenstruktur nach unter weiter vererben. Diese Vererbung lässt sich aber an beliebigen stellen, in der Abbildung sind die Pfeile diese Stellen, unterbrechen. Granulare Vergabe von Zugriffsrechten ist also möglich, zum Beispiel das Unterbrechen der Vererbung auf einem SharePoint Element vom Typ „Aufgabe“, so dass nur ein bestimmer Personenkreis diese Aufgabe sehen kann. Auch sind bestimmte Zugriffsrechte in SharePoint bekannt, die einem Benutzer zu verschiedenen Aktionen befähigen. Hat ein Benutzer das Zugriffsrecht Lesen, kann er Dokumente zwar öffnen, aber nicht zurück speichern. Hierfür würde er das Zugriffsrecht Mitwirken benötigen. Diese verschiedenen Arten von Zugriffsrechte nennt man in SharePoint Berechtigungsstufen oder Permission Level.
Die Zuweisung und somit auch die Überprüfung von Zugriffsrechten kann für einzelne Benutzer oder für im Vorfeld definierte Gruppen von Benutzern erfolgen. Einer der Vorteile beim Verwenden von Gruppen liegt auf der Hand; ändert sich die Zugehörigkeit zu einer solchen Gruppe, müssen die Berechtigungen nicht über die gesamte Seitenstruktur neu vergeben werden! Die Grundlage der Benutzer und Gruppen sind die im zweiten Artikel über Authentifizierung benannten und erläuterten Benutzerquellen. In der Regel kann man Benutzergruppen schon in der Benutzerquelle verwalten, zusätzlich ist dies aber auch im SharePoint möglich.
Die Vielzahl an Berechtigungsstufen und die Möglichkeiten bei der Zuweisung von Zugriffsrechten durch Benutzerquellen und Gruppen lassen erahnen, dass die Autorisierung in SharePoint eine hohe Komplexität annehmen kann. Eine weit verbreitete Best Practice zum Umgang mit dieser hohen Komplexität rät zum konsequenten Verwenden von Benutzergruppen.

Die Abbildung setzt als Benutzerquelle für SharePoint ein Active Directory System – kurz AD – voraus. Alle Benutzerkonten werden in diesem AD wieder in Benutzergruppen zusammengefasst. Diese Benutzergruppen sind im Idealfall entsprechend der Unternehmensorganisation aufgebaut und losgelöst von Anwendungen oder der Seitenstruktur des SharePoints. Daher kann das AD und seine Gruppen durch einen eigenen Administrator ohne Zusammenarbeit mit einem SharePoint Administrator gepflegt werden. In SharePoint wiederrum werden SharePoint Gruppen entsprechend der Funktionalität der Seitenstruktur eingerichtet. Die im ersten Artikel über erläuterte Rolle des Website Administrator legt diese Gruppen an, weißt Ihnen eine Berechtigungsstufe zu und befüllt sie mit den Benutzergruppen aus dem AD. Am Beispiel einer Abteilungsseite würde dies bedeuten, dass der Website Administrator eine Gruppe Seitenbesitzer, Abteilungsmitglieder und Leser einrichtet und diese mit den AD Benutzergruppen Abteilungsleiter, Abteilungsmitglieder und allen anderen Abteilungsgruppen befüllt. Die Kompetenz der Pflege der Unternehmensorganisation liegt bei einem AD Administrator, die Kompetenz der Zuweisung von Berechtigungsstufen beim Website Administrator. In unserem Beispiel würde das bedeuten, dass ein Website Administrator nicht mehr aktiv eingreifen muss, sollte sich die Abteilungleitung ändern – durch die Pflege der Benutzergruppen hätte der neue Abteilungsleiter die gleichen Zugriffsrechte wie der alte Abteilungsleiter! Diese Best Practice hat also folgende Vorteile:

  • Die Kompetenzen von der Abbildung von Unternehmensorganisation und Abbildung von Zugriffsrechten im SharePoint werden entkoppelt – und so sowohl der Aufwand verteilt als auch die Fehler bei der Abbildung von Zugriffsrechten gering gehalten.
  • Der Pflegeaufwand wird durch die Verwendung der Gruppen minimiert, da nicht für jedes einzelne Benutzerkonto agiert werden muss.

Ohne diese Best Practice und bei der Zuweisung von Zugriffsrechten direkt an ein Benutzerkonto ist die administrative Kontrolle der Zugriffsrechte und die Wartbarkeit des Systems stark gefährdet. Denn Anforderungen wie „Der neue Kollege benötigt exakt die gleichen Rechte!“ werden zu einem Problem, welchem nur überdimensionalem Aufwand begegnet werden kann!

Die Fragen, welche sich für eine Konzeption der Autorisierung stellen, sind recht übersichtlich:

  • Welche Berechtigungsstufen ( Zugriffsrechte ) müssen zur Verfügung gestellt werden?
  • Stehen Benutzergruppen in der Benutzerquelle ausreichend zur Verfügung?
  • Wer muss in der Zuweisung von Zugriffsrechten geschult werden?

Gerade der letzten Frage kommt besondere Bedeutung zu. Nicht nur, da die Best Practice für den Key User aus der Fachabteilung durchaus unverständlich sein kann, sondern vor allem da Sie eigentlich im Gegensatz zu den im ersten Artikel beschriebenen Verhältnis der Rollen steht. Je mehr Schlüsselbenutzer aus der Fachabteilung man als Website Administrator ausbildet, um so größer wird der Erfolg beim Einsatz von SharePoint und um so kleiner wird der Aufwand für die interne IT Abteilung. Jedoch: Je mehr Benutzer aus der Fachabteilung Zugriffsberechtigungen zuweisen, um so geringer wird der Erfolg der Best Practice sein!

Wieso Rollen, Authentifizierung und Autorisierung im Zusammenspiel keine wasserdichte Konzeption für SharePoint erlauben und was man dagegen unternehmen kann werden wir im nächsten Artikel, dem Fazit, genauer betrachten.

Good Luck,

Andreas

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